Les instruments de recherche

Définition

Les instruments de recherche plus communément appelés inventaires présentent les archives conservées dans nos locaux.

Ces instruments de recherche sont de divers ordres :

• Répertoires numériques détaillés
• Catalogues
• Études

Ces instruments permettent aux lecteurs de faire des recherches en ayant accès au descriptif des dossiers avant de pouvoir consulter les documents.

La recherche peut aussi se faire par le biais de bases de données qui sont consultables dans les trois derniers onglets du menu (Ressources sur les Frères, Communautés et œuvres, autres recherches)

Le répertoire numérique

Le répertoire numérique détaillé est un inventaire qui se présente toujours sous la même forme.

Il comprend au début :

1. Une introduction décrivant le fonds d’archives, présentant l’historique du service ou de l’administration ; ou bien la biographie d’une personne. Elle donne aussi des précisions sur le classement ainsi que sur les conditions d’accès aux documents et leur reproduction.
2. Les sources complémentaires, c'est-à-dire tout dossier ou document relatif au service ou à la personne concernée, présentent les fonds d’archives conservés dans nos locaux ou dans d’autres administrations publiques ou privées (service d’archives publiques, privées, bibliothèques…)
3. Une bibliographie mentionnant les ouvrages qui ont servi pour la rédaction du répertoire ou qui peuvent éclairer sur une période, sur des personnes ou sur des spécificités.
4. Une liste des sigles et abréviations que l’on peut retrouver dans le répertoire

Ensuite, vient le corps de l’inventaire avec :

1. Le sommaire :
   Il détaille chaque partie de l’instrument de recherche et renvoie aux cotes.
2. La présentation des analyses :
   Les archives ont été classées de manière logique et regroupées intellectuellement dans des grandes parties. Chaque dossier est décrit par une cote, une analyse qui indique l’objet du dossier et le type de documents qui le constitue, et pour finir les dates extrêmes (dates du document le plus ancien et le plus récent contenus dans le dossier). Des précisions peuvent être apportées sur le classement des dossiers (ordre chronologique, alphabétique…) ou sur l’analyse par le biais de commentaires.
3. La cote :
   Chaque dossier a une cote différente.
   Cette cote a une signification : elle permet d’une part d’identifier un dossier.
   Elle se compose de chiffres et de lettres. Généralement la ou les lettres correspondent à la série du cadre de classement dont le fonds fait partie. Les chiffres avant la ou les lettres indiquent la sous-série sauf dans le cas des établissements où ce chiffre indique le numéro du département où se situe l’établissement. Les chiffres après la ou les lettres indiquent généralement le numéro de dossier du fonds, sauf dans le cas des établissements où le premier chiffre indique l’ordre de classement du fonds dans un département et les chiffres suivants indiquent le numéro de dossier.

Voici deux exemples :

Le répertoire numérique contient encore quelques compléments

• Les annexes qui présentent des documents, des listes, des cartes… tout document permettant de mieux comprendre le fonds et les archives
• L’index facilitant les recherches. L’index renvoie aux cotes et non aux pages de l’inventaire.
• Les tables : table des annexes, des illustrations, des cotes et pour finir la table des matières.

La présentation est homogène d’un répertoire à l’autre pour faciliter les recherches des lecteurs.

Les catalogues

Le catalogue, contrairement au répertoire peut se présenter sous diverses formes :

• Le catalogue d’exposition : il reprend généralement l’ensemble des illustrations et des textes affichés lors des expositions organisées par le service.
  Des parties sont ajoutées, notamment une introduction, une bibliographie et une table des matières afin de donner des informations complémentaires.
• Les autres catalogues : ils sont utilisés pour décrire des documents ou objets, détaillés au niveau de la pièce. Ils sont employés comme complément des répertoires numériques pour décrire des collections ou pour des descriptions plus précises. Ils se présentent généralement sous forme de tableau, chaque colonne permettant de renseigner sur un champ commun. Généralement, ces catalogues contiennent aussi une introduction, une bibliographie et une table des matières.

Les études

Les études permettent de présenter des travaux de recherches, parfois non publiés ou bien épuisés.

Ces études sont de divers ordres mais elles sont liées aux Archives lasalliennes.